Tips voor het organiseren van een Evenement

Wij met DMXRent komen heel veel in contact met organisatoren van diverse evenementen.    Als organisator kan je best vooraf voldoende tijd nemen voor de voorbereiding maar ook de communicatie met het bedrijf/bedrijven die gaan zorgen voor de technieken (Geluid, Licht, Podiumbouw, Decoratie, IT, Video, enz..).    

Welk budget moet ik rekenen voor een show of event?
  • Wees eerlijk en open over het beschikbaar budget en jouw verwachtingen.   Met techniek kan je heel mooie dingen uitwerken maar dit heeft ook onmiddelijk een impact op het budget.    Als wij het beschikbaar budget weten en wat de klant verwacht kunnen we een beter offerte voorstel maken dat zeker binnen dit budget mogelijk is.   We ontvangen regelmatig offerteaanvragen voor heel veel materiaal maar achteraf blijkt dan dat ze maar een beperkt budget hadden.    Als we echter kunnen vertrekken vanuit een bepaald budget en wat de klant wil dan kunnen we eerst zorgen dat zeker de basis voorzien is en dit aanvullen met bijvoorbeeld extra licht.  Heeft een klant toch een groter budget dan kunnen we een spectaculairder en orgineler voorstel uitwerken.     

Waarom zit je best zo snel mogelijk samenzitten met deze mensen?

  • Techniek is heel belangrijk tijdens een evenement en kan afhankelijk van bijvoorbeeld technischefiches van artiesten of bepaalde verwachtingen van de klant enorm varieren in prijs. Als Organisator kan je dus best zo snel mogelijk samenzitten met de firma's die voor deze technieken gaat zorgen.    Als je reeds in een vroegtijdig stadium samenzit dan kan alles ook beter voorbereid worden.     
Hoe vergelijk je offertes voor licht,geluid, podiums, decoratie, enz...?
  • Een offerte vegelijken is niet gemakkelijk.  Als je open bent over het budget tegen de verschillende leveranciers dan kan je de verschillende offertes iets gemakkelijks vergelijken op wat je krijgt voor dit bepaald budget.  Vertel je liever niet wat het budget is dan ga je offertes ontvangen die zeker heel uiteenlopend gaan zijn qua prijs maar ook wat je hiervoor krijgt.
  • Lees de offertes heel grondig en spreek af met deze mensen om alles wat niet duidelijk is te overlopen.   Zelfs voor kleindere evenementen is het aangeraden om toch alles even te bespreken zodat er geen misverstanden zijn. Het is dus niet alleen belangrijk om een goed voorstel op papier te hebben maar ook een goeie communicatie met de leverancier(s) is erg belangrijk.   Het is veel leuker werken zowel als organisator maar ook als leverancier van de technieken om een goeie en vlotte communicatie te hebben met elkaar.
  • Werk met mensen die hun job kennen:   In de eventsector zitten er veel cowboys die veiligheid en wetgeving niet volgen.    Wij met DMXRent werken enkel met degelijke merken en recent materiaal dat technisch gekeurd is.   We volgen ook op regelmatige basis opleidingen zowel intern als extern.    We werken ook enkel met freelance medewerkers die zelfstandig zijn en de nodige ervaring en verantwoordelijkheid hebben.  
Wat is er mogelijk met licht en video?
  • Met Licht en Video kan je echt toveren.   We hebben al regelmatig loodsen tijdelijk omgebouwd tot echte luxefeestzalen.    Door professioneel te spelen met licht , videoprojectie en/of ledwanden ziet een ruimte er totaal anders uit.
  • Veel klanten kunnen onmogelijk inschatten wat ze mogen verwachten als wij 20 movingheads in de offerte plaatsen en 10 Blinders gemonteerd op een truss.   Voor 90% van de klanten is dit chinees en weten ze niet hoe alles er zal uitzien.   Om een klant echter een mooie beeld te geven hoe alles er zal uitzien maken we een 3D ontwerp op en lichtplan zodat de klant vooraf alles in 3D kan komen bekijken.   Het bijkomend voordeel is dat we in deze software onmiddelijk ook een lichtplan kunnen afdrukken zodat onze techniekers perfect weten waar alles moet hangen.
Vraag zeker een vrijblijvende offerte aan bij DMXRent:  info@dmxrent.be